Protección de datos personales

INTRODUCCIÓN

En BIOMAB IPS S.A.S. (en adelante, BIOMAB IPS) reconocemos la importancia de garantizar la privacidad y la confidencialidad de los datos personales de nuestros pacientes, colaboradores, candidatos, prestadores de servicios, proveedores y demás grupos de interés, los cuales son esenciales para el adecuado desarrollo de nuestras actividades. El tratamiento de datos personales, en especial aquellos relacionados con la salud, constituye una responsabilidad que asumimos con rigor, transparencia y estricto cumplimiento normativo.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se ha elaborado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las directrices expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Asimismo, se encuentra armonizada con la normativa sectorial en salud, incluyendo la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999, con el fin de asegurar un enfoque integral en la protección de la información.

El presente documento define los principios, lineamientos y procedimientos que BIOMAB IPS aplica para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que recolecta, utiliza y custodia. Nuestro propósito es asegurar que el tratamiento de los datos personales se realice con base en el consentimiento previo, expreso e informado del titular y bajo finalidades legítimas, legales y claramente determinadas.

En BIOMAB IPS reafirmamos nuestro compromiso con la protección de la privacidad y la seguridad de la información. Esta política tiene un alcance general e informa a pacientes, colaboradores, candidatos, prestadores de servicios, proveedores y demás grupos de interés, sobre el tratamiento de sus datos personales dentro de la institución, así como sobre los mecanismos disponibles para el ejercicio de sus derechos constitucionales y legales.

1. OBJETO

BIOMAB IPS cuenta con una política de tratamiento de datos personales adoptada en cumplimiento de la normatividad vigente. En virtud de ello, la institución tiene el deber de garantizar el tratamiento adecuado y la protección de los datos personales, salvaguardando el derecho de los titulares a conocer, actualizar y rectificar la información registrada en bases de datos o archivos.

Para tal fin, BIOMAB IPS aplica los principios de legalidad en tratamiento de datos personales, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Con ello promueve el respeto por los derechos de los titulares y asegura un tratamiento responsable, transparente y seguro de los datos personales, especialmente aquellos de naturaleza sensible relacionados con la atención en salud.

2. ALCANCE

Esta política aplica a todos los datos personales que BIOMAB IPS recolecta, almacena, administra y trata, tanto en medios físicos como digitales. Su alcance comprende la información de todos los titulares con los cuales la institución mantiene relación: pacientes, colaboradores, candidatos, prestadores de servicios, proveedores y demás grupos de interés.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este Política aplica a:

Todas las bases de datos y tipos de información (personales y de salud, incluyendo la historia clínica de los pacientes) gestionadas por BIOMAB IPS.
Todo el personal de BIOMAB IPS (colaboradores, candidatos, prestadores de servicios, directivos, accionistas).
Terceros (proveedores y demás grupos de interés).
Todas las operaciones de tratamiento de datos personales y de salud.

4. MARCO JURÍDICO

El tratamiento de datos personales que realiza BIOMAB IPS S.A.S. tiene los siguientes fundamentos jurídicos:

Constitución Política de Colombia artículo 15.
Ley Estatutaria 1581 del 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Sentencia C-748 del 6 de octubre del 2011.
Sentencia C-540 de 2015.
Sentencia T-568 de 2014.
Decreto 1074 del 2015 "Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo". Disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de datos personales es BIOMAB IPS S.A.S. identificada con NIT 900374337-6.

DATOS DEL CONTACTO
Dirección: Calle 48 # 13-86 Chapinero
Teléfonos: (601) 794 4494
Correo electrónico: notificaciones@biomab.co, info@biomab.co [cite: 322, 323]

6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 DEFINICIONES

Para efectos de la presente política y de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, se adoptan las siguientes definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
b) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular.
c) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por BIOMAB IPS, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicable, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
f) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos;
g) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
h) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
i) Causahabiente: Persona que ha sucedida a otra por causa del fallecimiento de esta (HEREDERO).
j) Dato semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información.
k) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva[cite: 339, 340];
l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
n) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el BIOMAB IPS y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
o) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del BIOMAB IPS;
p) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recolectada sobre ella en bases de datos o archivos administrados por entidades públicas o privadas.

6.2 PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan[cite: 358, 359].
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

7. DERECHOS Y DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

7.1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos que posea BIOMAB IPS tienen los derechos descritos en este capítulo en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7.2. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

BIOMAB IPS, actuando en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales está obligado a cumplir los deberes y mandamientos que impone la normatividad aplicable respecto a la materia, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Cuando BIOMAB IPS o cualquiera de los destinatarios asuma la calidad de Encargado del tratamiento de datos personales, bajo su custodia deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
f) Adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012;
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m) Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

n) Como institución prestadora de servicios de salud, BIOMAB IPS deberá garantizar que el tratamiento de los datos personales contenidos en las historias clínicas se realice en estricto cumplimiento de la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y las disposiciones del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación en materia de diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad. Los encargados del tratamiento deberán observar rigurosamente todas las obligaciones establecidas en esta normativa.

Parágrafo: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

7.4 CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

7.4.1 Datos sensibles. Para los propósitos de esta política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

7.4.2 Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

7.4.3 Derechos de los niños, niñas y adolescentes. BIOMAB IPS asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda Prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o datos personales que sean autorizados por sus padres o tutores legales.

7.4.4 Autorización tratamiento de datos sensibles. Para dar tratamiento a datos personales sensibles, BIOMAB IPS deberá cumplir las siguientes obligaciones respecto de la autorización del titular:

Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
Comunicar de manera previa, expresa y detallada cuáles datos sensibles serán objeto de tratamiento y con qué finalidad, además de los requisitos generales aplicables a toda autorización para el manejo de datos personales.
Obtener el consentimiento expreso del titular para el tratamiento de sus datos sensibles.
Garantizar que ninguna actividad, servicio o beneficio se condicione a la entrega de datos personales sensibles por parte del titular.

8. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

8.1 AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES

Para el tratamiento de datos personales, BIOMAB IPS deberá obtener del titular un consentimiento previo, expresa e informado, otorgado por cualquier medio válido que permita su conservación y posterior verificación. Dicha autorización es requisito indispensable para realizar cualquier operación de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales, conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos.

8.2 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

BIOMAB IPS, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su normativa reglamentaria, obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales la autorización expresa e informada de los titulares o de quienes se encuentren legitimados. Dicha autorización podrá realizarse a través de mecanismos tales como: formatos físicos, comunicaciones enviadas por correo electrónico, formularios en la página web, mensajes de datos, avisos de privacidad, Intranet corporativa o cualquier otro medio que permita demostrar de manera inequívoca el consentimiento o autorización del titular.

8.3 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

BIOMAB IPS almacena, en archivos físicos y/o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, ya sea de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

8.4 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a BIOMAB IPS, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, BIOMAB IPS, cesa el tratamiento de los datos ; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual BIOMAB IPS, continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento[cite: 445, 446].

8.5 FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

En cumplimiento de su objeto social, BIOMAB IPS puede participar como Encargado Responsable del Tratamiento de bases de datos de información personal o sensible de pacientes, colaboradores, candidatos, prestadores de servicios, proveedores y demás grupos de interés. Ahora bien, la información recolectada no tendrá un fin distinto, al previamente señalado al titular de dicha información, exceptuando los casos autorizados por ley. BIOMAB IPS, para el tratamiento de datos personales, solicitará a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de esta para los efectos legales.

8.6 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales BIOMAB IPS tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:

Tratamiento de bases de datos de pacientes:

Recolectar, registrar y consultar datos sobre el estado de salud, antecedentes, diagnósticos, tratamientos, resultados de ayudas diagnósticas y tratamiento farmacológico instaurado, con el fin de prestar una atención médica integral, oportuna y de calidad.
Elaborar, actualizar, custodiar y preservar la Historia Clínica del paciente, garantizando su confidencialidad y la trazabilidad de la atención, conforme a la Ley 23 de 1981 y a la Resolución 1995 de 1999.
Transmitir o transferir datos clínicos estrictamente necesarios a otras instituciones de salud o profesionales, cuando se requiera la remisión del paciente o la interconsulta médica.
Generar los reportes obligatorios a las autoridades de salud y entes de control (EPS, Ministerio de Salud y Protección Social, Superintendencia Nacional de Salud, Secretarías de Salud, Instituto Nacional de Salud - SIVIGILA, Cuenta de Alto Costo, entre otros) en cumplimiento de la normativa de salud pública vigente.
Realizar los trámites de admisión, validación de derechos, autorización de servicios y facturación ante las Entidades Responsables del Pago (EPS, Medicinas Prepagadas, Aseguradoras, ARL).
Contactar al titular a través de teléfono, correo electrónico, SMS o mensajería instantánea para el agendamiento, confirmación, reprogramación o cancelación de citas médicas.
Realizar encuestas de satisfacción y seguimiento a la experiencia del usuario, con el fin de implementar planes de mejoramiento institucional, en cumplimiento con la normatividad vigente.
Gestionar reportes de eventos adversos o incidentes en el marco de la política de seguridad del paciente.
Generación de indicadores que den cuenta del cumplimiento del programa de atención integral enfocado en patologías autoinmunes enfocados a mantener los resultados clínicos y administrativos en salud, permitiendo el control y mejoramiento continuo de los sistemas de información institucional;
Realizar auditorías de historia clínica (internas o externas), conforme a la normatividad vigente Resolución 3100 de 2019-, y verificar la adherencia a los protocolos institucionales, así como desarrollar actividades de gestión del riesgo en salud y seguimiento de cohortes o patologías específicas, para verificar la pertinencia médica y técnica de la atención.
Datos de Investigación: Para el caso de proyectos de investigación o estudios clínicos, BIOMAB IPS tratará los datos tanto de los sujetos participantes como los derivados de la investigación con la debida confidencialidad en cumplimiento de las Buenas Prácticas Clínicas, el protocolo y la normatividad relacionada (Ley 1581 de 2012).

Tratamiento de bases de datos en talento humano:

Recolección de hojas de vida, análisis de perfiles, realización de entrevistas, pruebas psicotécnicas, y verificación de referencias laborales, académicas y antecedentes personales para validar la idoneidad del candidato.
Validar la autenticidad de los títulos académicos, certificaciones y la inscripción en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS), así como la verificación de antecedentes ante tribunales de ética médica o profesional cuando aplique.
Realizar los procesos de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (EPS, AFP, ARL, Caja de Compensación), liquidación y pago de nómina, prestaciones sociales, auxilios, horas extras y demás beneficios legales o extralegales.
Procesar cuentas de cobro, realizar pagos de honorarios o servicios.
Controlar y verificar el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y ARL) por parte de los prestadores de servicios, como requisito indispensable para el pago de honorarios.
Programar y gestionar los exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y de retiro), administrar la historia clínica ocupacional (Servicio tercerizado), realizar seguimiento a restricciones o recomendaciones médicas y gestionar programas de vigilancia epidemiológica (Tratamiento de datos sensibles).
Utilizar sistemas de registro, que pueden incluir datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) o tarjetas de identificación, para el control de ingreso y salida de las instalaciones, así como para el control de cumplimiento de la jornada laboral.
Realizar evaluaciones de desempeño, planes de capacitación, inducción, reinducción y formación continua del talento humano.
Adelantar diligencias de descargos, investigaciones internas y aplicación de sanciones disciplinarias conforme al Reglamento Interno de Trabajo y la legislación laboral vigente.
Gestionar actividades de bienestar, recreación y cultura para el colaborador y su grupo familiar, lo cual puede implicar el tratamiento de datos de hijos menores de edad y cónyuges/compañeros permanentes.
Tramitar reservas de tiquetes, alojamiento y anticipos para el cumplimiento de funciones laborales fuera de la sede habitual.
Expedir certificaciones laborales, constancias de ingresos y retenciones, y dar referencias laborales a terceros autorizados o a solicitud del excolaborador una vez finalizado el contrato.
Dar respuesta a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas (UGPP, Ministerio del Trabajo) y realizar los reportes de ley.
Seguridad y salud en el trabajo y demás relacionadas con el contrato de trabajo.
Crear usuarios y perfiles de acceso a los sistemas informáticos (Historia Clínica Electrónica, ERP) y controlar el acceso físico a las instalaciones, garantizando la trazabilidad de las acciones realizadas por los colaboradores, candidatos y prestadores de salud en los sistemas de la IPS.
Conservar la hoja de vida y soportes documentales de candidatos, colaboradores y prestadores de servicios durante el tiempo que persista la finalidad para la cual fueron recolectados y conforme a los términos legales y contractuales vigentes, con el fin de gestionar procesos de selección, emitir certificaciones y atender posibles requerimientos de autoridades competentes.

Tratamiento de bases de datos Accionistas:

Gestión del desarrollo, cumplimiento y control de la relación accionaria, en lo referente a las convocatorias, celebración y divulgación de la Asamblea General de Accionistas, incluyendo el ejercicio o delegación de los derechos de asistencia, información, voto, intervención y participación, así como la expedición de los títulos representativos de las acciones a nombre de cada accionista.
Realizar los reportes de información exógena expedir certificados de retención en la fuente y retenciones y del Registro Único de Beneficiarios Finales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Dar respuesta a requerimientos o reportes de información solicitados por la Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio u otros organismos de vigilancia y control.

Proveedores y demás grupos de interés:

Realizar los procesos de solicitud de cotizaciones, evaluación de propuestas, negociación, elaboración y suscripción de contratos civiles, comerciales o de prestación de servicios.
Procesar facturas, cuentas de cobro, realizar pagos de honorarios o servicios, gestionar la tesorería y realizar los registros contables correspondientes.
Efectuar los reportes de información exógena a la DIAN, expedir certificados de retención en la fuente y cumplir con las obligaciones fiscales municipales y nacionales.
Realizar evaluaciones periódicas sobre el desempeño, calidad del servicio e idoneidad de los proveedores y demás grupos de interés, para determinar su continuidad o reelección.
Dar respuesta a solicitudes de entes de control o autoridades judiciales relacionadas con la ejecución de los contratos.
Consultar y verificar antecedentes en listas restrictivas y vinculantes para la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, asegurando la transparencia en la cadena de suministro y prestación de servicios.

9. PROCEDIMIENTOS

BIOMAB IPS, en el tratamiento de datos personales, establece los siguientes procedimientos, los cuales solo podrán ser ejercidos por el titular de la información, sus causahabientes o sus representantes debidamente autorizados.

9.1 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

9.4 PROCEDIMIENTO PARA SUPRESIÓN

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al Responsable del Tratamiento la supresión (eliminación) total o parcial de sus datos personales de los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el Responsable del Tratamiento cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable del Tratamiento puede negar su ejercicio cuando:

El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, o la investigación y persecución de delitos.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular ; para realizar una acción en función del interés público; o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, el Responsable del Tratamiento debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

10. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

a) Información respecto del cual el titular de la información haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
f) Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

g) Ahora bien, en los casos en que el Responsable del Tratamiento estime conveniente la transferencia de datos a terceros países y no se cumpla ninguna de las excepciones antes descritas, solicitará a la Superintendencia de Industria y Comercio, adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiera, con el fin de conseguir el respectivo aval[cite: 540, 541].
h) Cabe señalar, que el Responsable del Tratamiento se compromete a garantizar los principios, derechos y deberes, suscritos en la presente política, así como respetar lo establecido en la ley y la Constitución en cuanto a la transferencia de datos en cualquier tipo de acuerdo o contrato internacional.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información almacenada en las bases de datos de BIOMAB IPS, cuentan con medidas de seguridad que garantizan además su confidencialidad y protección. Cabe señalar que BIOMAB IPS se encuentra implementando medidas técnicas, humanas y administrativas que integren a todas las áreas que hacen parte de la IPS, así como a todas y cada una de las empresas que ayudan con su fortalecimiento.
Teniendo en cuenta las directrices de seguridad que integran la Ley 1581 de 2012, la información que reúna las condiciones establecidas en dicha ley, sólo podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Es importante señalar que el acatamiento de todas las medidas implementadas por BIOMAB IPS en su política en materia de protección de datos personales y en toda la normatividad que llegue a incorporarse, es de carácter obligatorio para todo el personal colaborador que hace parte de la IPS y el incumplimiento de lo aquí estipulado, acarreará las sanciones legales correspondientes.

12. CONSULTA DE LA POLÍTICA Y AVISO DE PRIVACIDAD

BIOMAB IPS pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política y aviso de privacidad en sus instalaciones Ο en su página web https://biomab.com.co/ y en los demás medios idóneos de divulgación.

13. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y las obligaciones establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC-, BIOMAB IPS realizará el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) respecto de las bases de datos sujetas a tratamiento bajo su responsabilidad. El Registro Nacional de Bases de Datos constituye el directorio público administrado por la SIC, de libre consulta para los ciudadanos, en el cual deben inscribirse las bases de datos que operen en el país y que cumplan con los criterios establecidos por la normativa vigente.
Para efectuar dicho registro, BIOMAB IPS deberá suministrar a la Superintendencia las políticas de tratamiento de la información y demás requisitos exigidos por la regulación. Estas políticas serán de obligatorio cumplimiento para los Responsables y Encargados del Tratamiento, y su inobservancia podrá generar la imposición de sanciones conforme al régimen legal aplicable.

14. DISPOSICIONES FINALES

Respecto al periodo de vigencia de las bases de datos de las cuales BIOMAB IPS cumpla con la función de Encargado o Responsable, éstas permanecerán hasta tanto dicha información cumpla con su objeto, o bien hasta el recibo de solicitud de revocación expresa, del titular de la información.
La presente normatividad ha sido actualizada y aprobada por BIOMAB IPS, el día 24 de Febrero de 2026. BIOMAB IPS se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá D.C, en la Calle 48 # 13-86 Localidad Chapinero, correo electrónico: notificaciones@biomab.co, teléfono: (601) 794 4494.

15. VIGENCIA

Esta política fue aprobada a partir de la fecha de su publicación. La vigencia de las bases de datos se mantendrá por el tiempo razonable y necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, conforme a lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

16. MECANISMO DE AUTORIZACION DE TRATAMIENTO DE DATOS

BIOMAB IPS obtendrá la autorización de los titulares por medios físicos o electrónicos que permitan su posterior consulta, garantizando que el consentimiento sea previo, expreso e informado, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

16.1 Atención Presencial

La autorización se obtendrá de manera previa a la prestación del servicio, mediante firma física o electrónica, así:

Pacientes: Firma del anexo GAU.PL.01.AN.01 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - PACIENTES.
Colaboradores, candidatos y prestadores de servicios: Firma del anexo GAU.PL.01.AN.02 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - TALENTO HUMAΑΝΟ.
Proveedores y Clientes: Firma del anexo GAU.PL.01.ΑΝ.03 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PROVEEDORES Y DEMÁS GRUPOS DE INTERES durante el proceso de registro o contratación.

La IPS conservará los soportes físicos o digitales que acrediten la autorización.

16.2 Atención por Teleconsulta

La autorización deberá obtenerse de manera previa a la prestación del servicio. Durante la teleconsulta, el profesional de la salud deberá dar lectura al CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA TELECONSULTA. Una vez finalizada la lectura, el paciente deberá manifestar de manera expresa su autorización para continuar con la teleconsulta. En caso de que el paciente no otorgue su consentimiento, la teleconsulta no se llevará a cabo y se dará por terminada la atención, dejando constancia de la negativa en el registro correspondiente.

16.3 Página Web y Formularios Digitales.

En el portal institucional y en los formularios digitales se implementará una casilla de verificación obligatoria (check-box) no pre-marcada, mediante la cual el titular manifieste su autorización previa, expresa e informada, dejando trazabilidad electrónica de la aceptación.

16.4 Canales Telefónicos, WhatsApp y Otros Medios Digitales.

Estos canales se utilizarán exclusivamente para agendamiento, orientación al usuario y gestión administrativa preliminar. En dichos medios, BIOMAB IPS podrá recolectar únicamente los datos básicos indispensables para atender la solicitud del titular. La autorización formal para el tratamiento de datos personales y datos sensibles se obtendrá de manera previa a la prestación del servicio, a través de los mecanismos señalados en los numerales 16.1 y 16.2.

Documento: PL01 - Política de tto. de datos personales
Proceso: GESTIÓN ADMISIÓN AL USUARIO
Fecha actualización: 24/02/2026